Thế nào là Project Success?
Làm thế nào để đo lường thành công của dự án theo giá trị thực sự, không chỉ theo time, cost và scope?
Trong nhiều thập kỷ qua, thành công của dự án thường được đánh giá dựa trên Iron Triangle - một mô hình đo lường sẽ tập trung vào 03 yếu tố Scope, Schedule và Cost. Nếu một dự án hoàn thành đúng hạn, trong dự toán ngân sách và đủ phạm vi ban đầu thì dĩ nhiên nó sẽ được xem là thành công.
Tuy nhiên, thực tế liệu có phải như vậy hay không trong một thời đại mà sự thay đổi vô cùng nhanh chóng như AI, những đổi mới công nghệ và nhu cầu của thị trường thay đổi liên tục thì liệu các yếu tố trên có đủ để xác định một dự án thành công hay không? Hãy cùng mình đi tìm câu trả lời nhé.
Tại sao cần thay đổi cách định nghĩa thành công của dự án?
Hãy bắt đầu từ khái niệm thành công của dự án được định nghĩa thế nào. Thành công của một tổ chức phụ thuộc trực tiếp vào thành công của các dự án mà họ triển khai. Tuy nhiên cách đánh giá project success truyền thống trở nên lỗi thời trong một thế giới biến đổi nhanh chóng.
Iron Triangle là một mô hình cũ tập trung vào Scope, Schedule và Cost. Đây là một cấu trúc đo lường dự án có tuổi đời 60 năm được phát triển bởi Tiến sĩ Martin Barnes.
Scope (Phạm vi): Những gì dự án sẽ thực hiện.
Schedule (Thời gian): Lịch trình để hoàn thành dự án.
Cost (Chi phí): Ngân sách dành cho dự án.
Nếu học PMP chắc chắn bạn đã biết quá rõ mô hình này và nó sẽ thường nằm trong các dự án Predictive hay còn gọi là Waterfall, mô hình cho rằng nếu một yếu tố thay đổi, hai yếu tố còn lại cũng cần phải điều chỉnh để duy trì sự cân bằng.
Ví dụ như nếu một dự án có sự thay đổi về Scope rõ ràng nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thời gian triển khai và đồng thời phát sinh thêm các chi phí trả cho nhân công chẳng hạn.
Tuy nhiên, trong thực tế, một dự án có thể đúng thời gian, trong ngân sách hay đầy đủ các phạm vi yêu cầu nhưng vẫn có thể bị xem xét không mang lại value thực sự cho khách hàng và tổ chức.
Agile Triangle: Một cách tiếp cận hiện đại hơn
Jim Highsmith, một trong những tác giả của Agile Manifesto, đã đề xuất mô hình Agile Triangle để thay thế Iron Triangle. Agile Triangle bao gồm ba yếu tố chính:
Value Goal (Mục tiêu Giá trị): Dự án cần mang lại giá trị hữu hình cho khách hàng, tổ chức và cộng đồng.
Quality Goal (Mục tiêu Chất lượng): Sản phẩm/dịch vụ phải đáng tin cậy, dễ mở rộng, và có khả năng thích ứng cao.
Constraints Goal (Mục tiêu Ràng buộc): Các ràng buộc về Scope, Time, Cost vẫn quan trọng, nhưng không phải là yếu tố duy nhất quyết định thành công.
Sự chuyển đổi này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung vào kết quả cuối cùng và giá trị mang lại, thay vì chỉ tuân thủ các kế hoạch cứng nhắc.
Thật vậy, với cá nhân mình khi triển khai qua rất nhiều dự án, có dự án thành công và cũng có dự án thất bại. Yếu tố thành công hay thất bại với mình được định nghĩa qua việc giá trị mang lại cho khách hàng và chất lượng sản phẩm.
Ngày nay, khi tốc độ phát triển rất nhanh, các mô hình triển khai dự án phần mềm phải nhanh chóng thích nghi tốt, rõ ràng khi thị trường thay đổi bạn không thể quá cứng nhắc mà vẫn cứ theo kế hoạch ban đầu được, bạn phải nhanh chóng thay đổi và điều đó chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới Scope, Schedule và Cost. Tuy nhiên, sự thay đổi đó nhằm tạo ra một sản phẩm chất lượng hơn, giải quyết được vấn đề cho khách hàng thì đó mới thực sự là khái niệm thành công.
Nhớ một lần, mình cùng team triển khai một dự án hệ thống quản lý quy trình cho doanh nghiệp, kế hoạch ban đầu là hoàn thành dự án trong vòng 6 tháng. Tuy nhiên vì các yếu tố con người, quy trình thực tế cũng như khi đưa vào chạy thử nghiệm phát sinh ra các yêu cầu thay đổi, điều đó dẫn đến dự án phải mất gần một năm để hoàn thành, nếu căn cứ theo Iron Triangle đã là thất bại, tuy nhiên kết quả dự án mang lại nhiều giá trị cho khách hàng, giúp họ giảm thiểu thời gian vận hành các nghiệp vụ thường ngày lên tới 40%, giúp họ tối ưu hoá các quy trình hiện tại từ 10 bước xuống còn 5-6 bước. Đồng thời, dự án này còn giúp công ty mình kết nối với các công ty khác và triển khai thêm được nhiều dự án mới. Vậy thì đây là dự án thành công hay thất bại?
Làm thế nào để đo lường Value và Quality?
Nếu những chỉ số như Schedule, Cost hay Scope rất dễ định nghĩa, vì nó là phạm vi dự án, thời gian triển khai hay chi phí thực thi dự án thì Value và Quality sẽ lại khó định nghĩa hơn, tuy nhiên khó không có nghĩa là không được. Chúng ta cần đưa ra một số phương pháp cụ thể để đo lường được nó.
Đối với Value, chúng ta có thể sử dụng Key Value Areas (KVAs) gồm các chỉ số đánh giá value như sau:
Current Value (Giá trị hiện tại): Dự án mang lại lợi ích gì ngay lúc này?
Unrealized Value (Giá trị tiềm năng): Còn những cơ hội giá trị nào chưa được khai thác?
Ability to Innovate (Khả năng đổi mới): Dự án có giúp tổ chức tăng cường khả năng đổi mới không?
Time to Market (Thời gian ra thị trường): Dự án có thể triển khai nhanh như thế nào?
Các yếu tố này sẽ cho chúng ta hiểu rõ hơn khái niệm Value, giúp chúng ta biết được việc triển khai sẽ mang lại giá trị gì cho tổ chức hay nó có giải quyết các vấn đề hiện tại của tổ chức hay không.
Còn đối với yếu tố Quality, chúng ta cũng có các chỉ số đo lường như sau:
Defect Count (Số lỗi): Bao nhiêu lỗi được phát hiện và khắc phục?
Failure Rate (Tỷ lệ thất bại): Tính năng nào thường xuyên gặp lỗi?
Mean Time to Repair (MTTR) (Thời gian khắc phục lỗi trung bình): Mất bao lâu để sửa lỗi?
Continous Testing: Áp dụng việc kiểm thử tự động để phát hiện và khắc phục sớm các vấn đề về chất lượng.
Customer Feedback: Thu thập ý kiến phản hồi thường xuyên của khách hàng để điều chỉnh và cải thiện chất lượng sản phẩm.
Thay vì chỉ đo lường hiệu suất bằng các chỉ số Velocity, chúng ta cần một cách tiếp cận đa chiều để đảm bảo rằng dự án không chỉ hoàn thành, mà còn mang lại giá trị thực sự cho khách hàng.
Tái Định Nghĩa Thành Công Dự Án: Quan điểm từ PMI
Bên cạnh đó, trong báo cáo mới nhất của Project Management Institute (PMI) - Maximizing Project Success, thành công dự án không chỉ là hoàn thành theo kế hoạch mà còn cần:
Manage Perception – Các bên liên quan phải thấy rõ giá trị mà dự án mang lại.
Own Success – Project Managers phải chịu trách nhiệm về kết quả, không chỉ là thực thi công việc.
Relentlessly Reassess – Luôn đặt câu hỏi: “Dự án có đang giải quyết đúng vấn đề không?”
Expand Perspective – Nhìn xa hơn nhiệm vụ hiện tại, xem xét tác động của dự án đối với doanh nghiệp và xã hội.
Một dự án có thể thành công về mặt kỹ thuật nhưng vẫn thất bại nếu không mang lại giá trị thực sự. Do đó, chúng ta cần một hệ thống đo lường mới để đánh giá thành công dự án một cách toàn diện hơn.
Kết luận
Tóm lại, việc thay đổi tư duy cũng như mở rộng thêm các góc nhìn sẽ giúp chúng ta tối đa hoá thành công của dự án. Iron Triangle đã từng là tiêu chuẩn, nhưng hiện nay nó không còn đủ trong môi trường hiện đại. Agile Triangle cung cấp một phương pháp đo lường thành công toàn diện hơn, trong đó Value và Quality là hai yếu tố cần được theo dõi liên tục để đảm bảo dự án thực sự mang lại lợi ích.
Đã đến lúc các chúng ta cần thay đổi tư duy. Không chỉ hoàn thành đúng thời hạn, mà còn phải đảm bảo rằng dự án tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng và doanh nghiệp.
Bài viết này mình tham khảo trên hai bài viết của bác Jim Highsmith là một chuyên gia trong lĩnh vực IT cũng như Co-author Agile Manifesto và bác Pierre Le Manh hiện đang là President và CEO của PMI. Kết hợp thêm với góc nhìn của cá nhân mình để hoàn thành bài viết này, mong nó sẽ mang lại thật nhiều giá trị cho các bạn. Các bạn có thể đọc bài viết gốc của hai bác để hiểu chi tiết hơn.
References
[1] Jim Highsmith, “The ghosts of project management’s Iron Triangle still haunt agile teams”
[2] Pierre Le Manh, “You said Project Success?”