Project Management là gì? Những khái niệm cốt lõi cần biết
Hiểu rõ những khái niệm quan trọng để bắt đầu hành trình quản lý dự án thành công
Quản lý dự án (Project Management) đã trở thành một phần không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực như công nghệ, xây dựng, tài chính, và y tế. Nhưng chính xác thì quản lý dự án là gì? Và những khái niệm cốt lõi nào chúng ta cần biết và hiểu rõ để bắt đầu hành trình này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu khái niệm quản lý dự án, các loại hình tổ chức, chu trình quản lý dự án, và các phương pháp quản lý dự án phổ biến hiện nay.
Khái niệm Project và Project Management
Câu hỏi đầu tiên đó là dự án là gì? Dự án không chỉ đơn thuần là tập hợp các nhiệm vụ, mà là một hành trình có điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng, tạo ra kết quả mang tính duy nhất. Một dự án có thể là phát triển ứng dụng di động mới, xây dựng cây cầu hoặc triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp.
Mỗi dự án đều mang trong mình sứ mệnh giải quyết vấn đề hoặc khai thác cơ hội. Ví dụ, một công ty thương mại điện tử quyết định phát triển ứng dụng mua sắm trên di động không phải chỉ để mở rộng kênh bán hàng, mà để tăng cường trải nghiệm khách hàng, từ đó nâng cao tỷ lệ giữ chân khách.
Tóm lại, một dự án cần có những đặc điểm sau:
Sản phẩm hoặc kết quả duy nhất: Dự án tạo ra kết quả khác biệt so với những gì đã có.
Có giới hạn về thời gian: Dự án luôn có điểm bắt đầu và kết thúc xác định.
Là động lực thúc đẩy sự thay đổi: Mỗi dự án đều hướng đến việc giải quyết vấn đề hoặc khai thác cơ hội.
Tạo ra giá trị: Giá trị có thể là lợi nhuận, cải thiện quy trình, hoặc tăng cường dịch vụ khách hàng.
Một dự án thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
Hiệu quả của dự án tức là mang lại giá trị gì, thực tế thì nó có thể là giá trị hữu hình hoặc vô hình.
Mức độ trưởng thành của các thành viên trong tổ chức về quản lý dự án.
Khả năng giao tiếp và tăng sự hợp tác giữa các bên liên.
Vai trò của Project Manager
Yếu tố trọng tâm của dự án thực chất chính là con người và người chịu trách nhiệm quan trọng trong project không ai khác đó là Project Manager (PM). Một Project Manager không đơn thuần là người lập kế hoạch và theo dõi tiến độ. PM là người kết nối tất cả các thành phần trong dự án, từ đội ngũ kỹ thuật đến khách hàng, và từ các nhà tài trợ đến các nhà cung cấp.
Hãy tưởng tượng bạn là PM cho một dự án xây dựng hệ thống CRM. Bạn cần làm việc với đội phát triển phần mềm, đội vận hành, và bộ phận marketing để đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Đồng thời, bạn phải quản lý kỳ vọng của khách hàng, giảm thiểu rủi ro và tối ưu nguồn lực để đạt được mục tiêu đúng thời hạn.
Chìa khóa để thành công trong vai trò PM:
Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ: 90% công việc của PM là giao tiếp. Thiếu giao tiếp hiệu quả, ngay cả dự án tốt nhất cũng dễ dàng thất bại. Thật vậy, cá nhân mình công việc hàng ngày đó là giao tiếp với stakeholder để xem các mong muốn và yêu cầu của họ là gì, có vấn đề gì xảy ra trong project hay không, hoặc cũng có thể cập nhật tiến độ dự án cho họ nắm thông tin.
Khả năng lãnh đạo và ra quyết định: PM cần truyền cảm hứng và dẫn dắt đội nhóm, vai trò PM thì sẽ không phải là một người sếp mà sẽ thiên về vai trò leadership nhiều hơn, cần hiểu rõ mọi người trong team và kết nối họ lại với nhau. Nhiều khi hay bảo Project Management là People Management mà.
Kỹ năng quản lý rủi ro: Một PM giỏi là người luôn có “Plan B” cho mọi tình huống. Đây có thể xem là một trong những kỹ năng quan trọng như communication hay leadership, PM đòi hỏi có khả năng nhìn ra nhiều tình huống, phân tích rõ ràng sự tác động và biết cách đưa ra những phương pháp tránh hoặc giảm thiểu rủi ro.
Phương pháp quản lý dự án – Nên chọn Waterfall, Agile hay Hybrid?
Mỗi dự án là duy nhất, vì thế không có một phương pháp chuẩn cho mọi tình huống được. Bạn cần chọn phương pháp phù hợp nhất dựa trên bối cảnh và mục tiêu của dự án.
1. Waterfall – Tuyến tính và kiểm soát chặt chẽ
Phương pháp này hoạt động theo chuỗi giai đoạn tuần tự (phân tích, thiết kế, phát triển, kiểm thử, triển khai). Mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi bước vào giai đoạn tiếp theo, Waterfall hay cũng còn gọi là Predictive.
Ví dụ: Triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp thường sử dụng Waterfall để đảm bảo mọi yêu cầu đều được xác định và kiểm tra kỹ càng trước khi phát triển.
Ưu điểm: Rõ ràng, dễ theo dõi tiến độ
Nhược điểm: Thiếu linh hoạt, khó ứng phó với thay đổi
2. Agile – Linh hoạt và liên tục cải tiến
Khác với Waterfall, Agile tập trung vào các vòng lặp ngắn (sprint) để liên tục cải tiến sản phẩm và phản hồi với thay đổi.
Ví dụ: Một startup công nghệ muốn ra mắt sản phẩm MVP (Minimum Viable Product) trong vòng 3 tháng để kiểm tra thị trường. Agile là lựa chọn lý tưởng.
Ưu điểm: Linh hoạt, phản hồi nhanh với thay đổi
Nhược điểm: Đòi hỏi sự phối hợp và kinh nghiệm của đội nhóm
3. Hybrid – Kết hợp giữa Waterfall và Agile
Đôi khi, bạn cần sự kết hợp giữa hai phương pháp để tận dụng lợi thế của cả hai. Ví dụ nếu bạn có yêu cầu rõ ràng ngay từ đầu, có thể áp dụng Waterfall cho giai đoạn analyze, planning và design, sau đó khi bắt đầu vào giai đoạn development có thể áp dụng Agile như Scrum framework để tối ưu hoá quá trình triển khai và tạo ra MVP sớm.
Ví dụ: Trong dự án xây dựng phần mềm quản lý tài chính, bạn có thể áp dụng Waterfall cho giai đoạn lên kế hoạch và Agile cho giai đoạn phát triển và cải tiến liên tục.
Các loại hình tổ chức và ảnh hưởng đến Quản lý Dự án
Ngoài việc chia ra theo các phương pháp thì còn có mức độ ảnh hưởng của project management trong các tổ chức. Tuỳ mô hình tổ chức mà sẽ có những cấu trúc dự án khác nhau và cũng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới quyền hạn và tài nguyên trong dự án.
Functional (Chức năng): PM có ít quyền lực; nhân viên báo cáo cho trưởng bộ phận.
Matrix (Ma trận): Quyền lực được chia sẻ giữa PM và trưởng bộ phận.
Project-oriented (Theo dự án): PM có quyền lực cao nhất; đội ngũ làm việc toàn thời gian cho dự án.
Mỗi loại cấu trúc sẽ ảnh hưởng đến cách PM tiếp cận quản lý dự án, từ quyền kiểm soát cho đến cách sử dụng nguồn lực.
12 Nguyên tắc cốt lõi trong Quản lý Dự án – Bí quyết thành công
Theo như PMI, thì hiện tại có 12 nguyên tắc như kim chỉ nam cho mọi người làm quản lý dự án. Một số nguyên tắc quan trọng bao gồm:
Tập trung vào giá trị (Focus on Value): Luôn hỏi, “Điều này có mang lại giá trị thực sự cho tổ chức không?”
Đón nhận sự thay đổi (Embrace Adaptability): Thế giới luôn biến đổi, và quản lý dự án phải học cách thích nghi.
Tối ưu hóa phản hồi rủi ro (Optimize Risk Responses): Dự đoán và phản hồi rủi ro giúp bạn giảm thiểu thiệt hại và nắm bắt cơ hội.
Đây chỉ là một trong số các nguyên tắc, các bạn có thể search và đọc thêm chi tiết các nguyên tắc khác nhé, mỗi nguyên tắc đều giúp PM có thể quản lý dự án một cách tốt và hiệu quả nhất.
Ví dụ: Khi quản lý một dự án phát triển ứng dụng, nếu bạn nhận thấy một công nghệ mới có thể thay thế giải pháp hiện tại với chi phí thấp hơn, hãy cân nhắc thay đổi thay vì bám sát kế hoạch ban đầu.
Tư duy Agile – Từ nguyên tắc đến thực tiễn
Trong quản lý dự án như mình nói thì có rất nhiều cách tiếp cận nhưng một tư duy mà gần đây PMI hướng tới cũng như nhiều tổ chức cũng hướng đến đó là Agile. Agile không chỉ là một phương pháp, mà còn là tư duy linh hoạt và sẵn sàng thay đổi. Agile dựa trên 4 giá trị cốt lõi từ Agile Manifesto:
Cá nhân và tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ.
Phần mềm chạy được quan trọng hơn tài liệu đầy đủ.
Hợp tác với khách hàng quan trọng hơn đàm phán hợp đồng.
Phản hồi với thay đổi quan trọng hơn bám sát kế hoạch.
Agile được áp dụng rộng rãi trong phát triển phần mềm và dần được mở rộng sang các lĩnh vực khác như sản xuất, marketing, và quản lý tổ chức.
Góc nhìn của Agile đó là việc tương tác sẽ ưu tiên hơn, ví dụ có vấn đề hay có issue gì đó thì nên trao đổi và tương tác trực tiếp thay vì phải theo quy trình để thực hiện, điều này gíup giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng hơn. Đối với Agile mindset, sản phẩm và sự thành công của khách hàng vẫn là quan trọng nhất, một product nếu đầy đủ tài liệu nhưng không đáp ứng nhu cầu khách hàng thì cũng là thất bại.
Hiện nay, trong lĩnh vực IT/ Tech tốc độ thay đổi của công nghệ là vô cùng nhanh, việc phát triển Product cũng vậy, không thể cứ bám sát theo kế hoạch ban đầu được, phải linh hoạt và thay đổi trong bất kỳ tình huống nào.
Tailoring – Điều chỉnh phương pháp theo ngữ cảnh dự án
Không có phương pháp nào phù hợp với mọi dự án. Một PM giỏi cần biết cách điều chỉnh quy trình, phương pháp và công cụ để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng dự án:
Tailor chu trình phát triển: Điều chỉnh để phù hợp với tính chất dự án (Predictive, Iterative, Incremental).
Tailor quy trình: Loại bỏ hoặc thêm các bước khi cần thiết.
Tailor văn hóa: Cân nhắc yếu tố văn hóa và môi trường làm việc của tổ chức.
Project, Program và Portfolio
Nếu Project là sự nỗ lực có giới hạn để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay một kết quả duy nhất. Vậy thì Program cũng như Portfolio là gì?
Program
Program là tập hợp nhiều dự án liên quan, được quản lý đồng bộ nhằm tối ưu hóa lợi ích chung và đạt được mục tiêu chiến lược.
Ví dụ:
Chương trình chuyển đổi số của một doanh nghiệp có thể bao gồm:
Dự án triển khai ERP,
Dự án phát triển ứng dụng di động,
Dự án đào tạo nhân sự về công nghệ số.
Sự khác biệt lớn nhất giữa dự án và chương trình nằm ở chỗ chương trình quản lý các mối quan hệ giữa các dự án để tận dụng nguồn lực và giảm thiểu rủi ro toàn diện. Hiểu một cách đơn giản thì một Program sẽ gồm nhiều Project có mối quan hệ với nhau và có chung một mục tiêu.
Portfolio
Danh mục đầu tư (Portfolio) là tập hợp các dự án, chương trình và hoạt động vận hành nhằm hỗ trợ chiến lược tổ chức ở cấp cao nhất.
Ví dụ:
Portfolio phát triển sản phẩm của Apple có thể bao gồm các chương trình và dự án phát triển iPhone, iPad, MacBook và dịch vụ Apple Music.
Điểm khác biệt:
Portfolio không quản lý từng dự án riêng lẻ, mà tập trung vào ưu tiên chiến lược và phân bổ nguồn lực phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Portfolio giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nên đầu tư vào đâu, ngừng ở đâu để tối ưu hóa giá trị cho doanh nghiệp.
Vậy tóm lại thì Portfolio có thể hiểu nó sẽ ở cấp chiến lược và cao nhất, bên dưới sẽ gồm nhiều program và project. Thường thì Portfolio sẽ gắn với các mục tiêu kinh doanh cụ thể.
Kết luận
Quản lý dự án là một hành trình không có điểm dừng, đòi hỏi khả năng thích nghi và học hỏi liên tục. Việc nắm vững các khái niệm nền tảng và áp dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp sẽ giúp bạn tiến xa hơn trong sự nghiệp quản lý dự án.
Phía trên là những gì bạn cần biết về Project và Project Management, hy vọng nội dung bài viết sẽ mang lại nhiều kiến thức và giá trị cho bạn. Nếu có câu hỏi hoặc thắc mắc gì liên quan đến nội dung bài viết thì hãy chia sẻ với mình nhé.
viết nhìu zô nữa đi ạaa