Mastering Problem Solving: Các Bước Để Giải Quyết Vấn Đề Hiệu Quả
Nắm bắt và phát triển kỹ năng Problem Solving để giải quyết hiệu quả những thách thức trong công việc và cuộc sống
Trong thế kỷ 21, thế giới trở nên ngày càng phức tạp với vô vàn thách thức và sự biến đổi. Các tổ chức uy tín như OECD và World Economic Forum đã nhấn mạnh rằng Problem Solving Skills là một trong những năng lực thiết yếu để đạt được thành công và sự phát triển bền vững. Đây không chỉ là năng lực quan trọng cho các nhà lãnh đạo, quản lý mà còn cần thiết cho tất cả mọi người trong cuộc sống hàng ngày. Kỹ năng này giúp chúng ta không chỉ giải quyết vấn đề hiệu quả mà còn thích nghi và phát triển với môi trường liên tục thay đổi.
Một ví dụ đơn giản của cá nhân mình, mình là một người thích mua những cây cảnh về nhà và để trên bàn làm việc, mình nhận ra rằng chậu cây này thường xuyên bị úa lá và không phát triển dù bản thân mình cũng đã tưới nước đều đặn. Lúc ấy, mình tự đặt câu hỏi vấn đề thực sự nằm ở đâu, nguyên nhân có thể đến từ vị trí mình để cây không có ánh sáng, loại đất mình dùng có phù hợp hay không hay do mình tưới quá nhiều nước.
Sau đó có một người bạn nói với mình rằng thử thay chậu có lỗ thoát nước và đem ra ban công vào mỗi sáng xem thế nào. Và mình đã thử, kết quả là sau vài ngày lá tươi trở lại và cây phát triển tốt hơn, rõ ràng nó chỉ là một trong những điều rất nhỏ trong cuộc sống nhưng nếu chúng ta chịu quan sát và tìm hiểu nguyên nhân, cũng như tham khảo thêm ý kiến của những người xung quanh thì vấn đề sẽ được giải quyết một cách đơn giản.
Vậy hôm nay, trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về kỹ năng này và cách để nâng cao khả năng xử lý vấn đề này nhé. Bài viết này mình lấy cảm hứng dựa trên bài viết Bruce Harpham (PMI Toronto Chapter) từ đó đưa ra thêm góc nhìn cá nhân để chia sẻ với mọi người về các khía cạnh liên quan tới Problem Solving.
Problem-Solving Skills Là Gì?
Hãy bắt đầu bằng những khái niệm rất cơ bản về kỹ năng này, hiểu một cách đơn giản đây là khả năng sử dụng tư duy logic và sáng tạo để hiểu rõ bản chất của một vấn đề, từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả nhằm khắc phục hoặc cải thiện tình hướng đó. Quá trình này sẽ gồm các bước như sau:
Xác định vấn đề
Phân tích nguyên nhân
Tìm kiếm giải pháp khả thi
Đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu
Thực hiện và theo dõi kết quả.
Nhìn chung bạn sẽ thấy, cách Problem-Solving hoạt động dựa trên phương pháp Plan-Do-Check-Act (PDCA) và nó sẽ không phải là một quy trình từ đầu đến cuối mà nó sẽ như một vòng lặp và thực hiện liên tục.
Việc sở hữu và phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề không chỉ giúp bạn xử lý hiệu quả các tình huống khó khăn mà còn đóng góp vào sự thành công của công việc hiện tại. Những người có khả năng giải quyết vấn đề tốt thường được đánh giá cao trong môi trường làm việc, vì họ có thể đối mặt với thách thức một cách tự tin và tìm ra giải pháp hiệu quả, từ đó thúc đẩy sự phát triển và đổi mới.
Tại Sao Nhiều Người Gặp Khó Khăn Khi Giải Quyết Vấn Đề?
Mặc dù hiểu được sự quan trọng của Problem Solving, rất nhiều người vẫn gặp khó khăn khi đối diện với những thử thách trong thực tế. Những khó khăn này thường xuất phát từ:
Thiếu sự chuẩn bị chu đáo trước khi bắt đầu giải quyết vấn đề.
Không đánh giá đúng mức độ và tầm quan trọng của vấn đề.
Xác định vấn đề không rõ ràng và đầy đủ.
Thiếu sự linh hoạt trong tư duy và hành động.
Vậy thì hãy cùng mình tìm hiểu 8 phương pháp giúp bạn trở thành Problem Solver giỏi nhé.
8 Bước Hiệu Quả Trong Problem Solving
Sau đây sẽ là một số kinh nghiệm mà mình muốn chia sẻ để giúp nâng cao thêm khả năng giải quyết vấn đề, cùng tìm hiểu từng bước và cách chúng có thể giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả nhé.
Prepare Yourself
Trước khi bắt tay vào giải quyết bất kỳ vấn đề nào, điều quan trọng nhất là bạn cần chuẩn bị cho mình một trạng thái thể chất và tinh thần tốt nhất. Đặc biệt khi đối mặt với những tình huống khó khăn, thay vì hoảng loạn hay căng thẳng, hãy thử thả lỏng cơ thể một chút, uống một ly nước và hít thở sâu để lấy lại sự bình tĩnh. Sau đó, bạn sẽ có đủ sự tỉnh táo để tập trung vào việc giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Việc duy trì thói quen ngủ đủ giấc và ăn uống điều độ cũng đóng vai trò rất quan trọng. Khi mình từng gặp một sự cố nghiêm trọng liên quan đến Data Breach, mình hiểu rằng đó không phải là vấn đề có thể xử lý trong 1-2 tiếng, mà cần tới 1-2 tuần. Trong những tình huống như vậy, nếu cứ liên tục lo lắng và bỏ bê sức khỏe, bạn sẽ nhanh chóng kiệt sức. Ngược lại, việc chăm sóc tốt cho cơ thể chính là nền tảng giúp bạn giữ được sự tự tin và bền bỉ trong suốt quá trình giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó, nếu cảm thấy quá căng thẳng, các hoạt động thể chất như đi bộ, tập thể dục hoặc thiền định cũng là những cách tuyệt vời để giải tỏa áp lực. Chuẩn bị một tinh thần vững vàng, sự tập trung cao độ và một thể trạng khỏe mạnh sẽ giúp bạn có đủ nội lực để vượt qua bất kỳ thử thách nào.
Assess the Value
Trước khi bắt tay vào giải quyết một vấn đề, hãy dành một chút thời gian để quan sát, phân loại và xác định mức độ ưu tiên. Việc này giống như bạn đang vẽ bản đồ cho hành trình phía trước, mọi thứ càng rõ ràng, bạn càng tiết kiệm được time và effort bỏ ra.
Chúng ta có thể chia vấn đề thành 3 cấp độ như sau:
Small: Tác động nhỏ, dễ xử lý – đừng để những điều này chiếm quá nhiều năng lượng của bạn.
Medium: Có ảnh hưởng vừa phải – cần được theo dõi kỹ lưỡng, nhưng không đáng để hoảng loạn.
Large: Ảnh hưởng nghiêm trọng – cần ưu tiên giải quyết sớm với đầy đủ nguồn lực và sự tập trung.
Khi bạn hiểu rõ mức độ của vấn đề, bạn sẽ không còn cảm thấy bị choáng ngợp nữa. Ngược lại, bạn sẽ biết mình nên đầu tư thời gian, tâm trí và nguồn lực vào đâu để tạo ra hiệu quả tối đa. Và đó chính là bước đầu tiên để làm chủ mọi thử thách.
Define Clearly
Muốn tìm ra giải pháp hiệu quả, trước tiên bạn cần thật sự hiểu rõ vấn đề mình đang đối mặt. Việc lao vào xử lý mà chưa define đúng bản chất vấn đề giống như việc chữa sai bệnh vậy, không những không hiệu quả mà còn có thể khiến mọi thứ tệ hơn.
Ví dụ như câu chuyện cái cây của mình, ban đầu mình nghĩ vấn đề là thiếu nước nhưng sau khi áp dụng giải pháp tưới nước nhiều hơn nhưng cây vẫn không tươi được thì rõ ràng mình đã xác định sai vấn đề, nó không nằm ở việc thiếu nước mà là ánh sáng và khả năng thoát nước.
Vì vậy, hãy dành thời gian để làm rõ vấn đề trước khi hành động. Dưới đây là một vài gợi ý giúp bạn xác định đúng root cause vấn đề:
Thảo luận và tham khảo ý kiến từ người khác. Có thể bạn chưa từng gặp tình huống đó, nhưng ai đó thì đã từng gặp phải. Một cuộc trò chuyện đúng lúc đôi khi giúp bạn nhìn ra điều mình đã bỏ lỡ.
Xem xét vấn đề từ nhiều góc độ. Nhìn lại toàn bộ quá trình xảy ra sự cố, thu thập dữ kiện, phân tích dữ liệu và đặt ra những câu hỏi giả định sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất vấn đề.
Viết ra mô tả vấn đề một cách rõ ràng và cụ thể. Việc này không chỉ giúp bạn hệ thống hóa suy nghĩ, mà còn giúp team hiểu và cùng nhau tìm giải pháp hiệu quả hơn.
Hiểu đúng mới giải đúng. Và đôi khi, một chút chậm lại để quan sát và đặt câu hỏi chính là bước đi nhanh nhất để đi đúng hướng.
Break Down
Đôi khi, vấn đề mà chúng ta gặp phải quá lớn so với năng lực xử lý hiện tại của team. Trong những trường hợp như vậy, việc chia nhỏ vấn đề lớn thành các phần nhỏ hơn là một cách tiếp cận hiệu quả. Không chỉ giúp vấn đề trở nên dễ quản lý hơn, mà còn giảm bớt cảm giác choáng ngợp khi phải đối mặt với một thách thức lớn.
Khi từng phần nhỏ được xử lý một cách hiệu quả, các bạn sẽ tạo ra những “quick wins” – những kết quả tích cực trong ngắn hạn – giúp duy trì động lực và sự tập trung cho cả team. Đồng thời, việc chia nhỏ còn giúp các bạn dễ dàng phân chia công việc, tìm kiếm sự hỗ trợ từ người khác, và cùng nhau phối hợp để giải quyết triệt để vấn đề tổng thể ban đầu.
Hành trình giải quyết vấn đề lớn bắt đầu từ những bước nhỏ và rõ ràng. Và chính từng bước đi vững chắc ấy sẽ tạo nên sự khác biệt.
Test & Learn Thinking
Hãy chấp nhận một thực tế rằng, rất hiếm khi chúng ta có thể tìm ra ngay một giải pháp hoàn hảo ngay lần đầu tiên đối mặt với vấn đề. Thực tế, nếu bạn dễ dàng nhìn ra hướng giải quyết chỉ sau một lần quan sát, rất có thể đây không phải là vấn đề hoàn toàn mới – mà là điều bạn đã từng gặp trước đó, nhưng chưa thực sự xử lý triệt để, nên nó mới quay trở lại.
Với những vấn đề mới và phức tạp, việc áp dụng tư duy linh hoạt và thích ứng là điều cần thiết. Cụ thể, bạn có thể áp dụng quy trình sau:
Thử nghiệm nhiều giải pháp khác nhau để mở rộng phạm vi tiếp cận và không giới hạn bản thân trong một lối mòn.
Quan sát, đo lường và rút kinh nghiệm từ kết quả, để hiểu rõ điều gì đang hoạt động tốt và điều gì chưa hiệu quả.
Liên tục điều chỉnh và cải tiến, cho đến khi tìm được giải pháp phù hợp và bền vững nhất.
Tư duy thử nghiệm và cải tiến liên tục chính là chìa khoá giúp bạn thích nghi với những vấn đề phức tạp, đồng thời mở ra cơ hội phát triển không ngừng cho cá nhân và đội nhóm.
Stay Open
Không ai là hoàn hảo và cũng không ai có thể giỏi mọi thứ. Chính vì vậy, việc duy trì thái độ khiêm tốn và luôn sẵn sàng học hỏi từ người khác là điều vô cùng quan trọng. Thái độ này sẽ giúp bạn mở rộng góc nhìn, nhìn nhận vấn đề một cách toàn diện hơn, đồng thời tiếp cận được những cách giải quyết mới mẻ mà trước đây bạn có thể chưa từng nghĩ đến.
Sự khiêm tốn chính là nền tảng để học hỏi những ý tưởng xuất sắc từ người khác. Khi bạn sẵn lòng lắng nghe, bạn sẽ nhận ra rằng đôi khi phân tích của bản thân còn giới hạn bởi góc nhìn hoặc kinh nghiệm. Việc tiếp thu thêm nhiều quan điểm khác nhau sẽ giúp bạn đánh giá vấn đề sâu sắc hơn và đưa ra giải pháp hiệu quả hơn.
Lắng nghe không chỉ là một kỹ năng mà còn là chìa khóa để phát triển tư duy và giải quyết vấn đề một cách sáng tạo.
Balance Logic & Feeling
Giải quyết vấn đề không chỉ là bài toán về logic mà còn là quá trình cân bằng giữa lý trí và cảm xúc. Khi biết kết hợp cả hai yếu tố này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về bối cảnh, nhu cầu và động lực ẩn sau mỗi vấn đề và từ đó đưa ra những quyết định toàn diện và hiệu quả hơn.
Lý trí giúp bạn phân tích dữ liệu, đánh giá nguyên nhân và xây dựng giải pháp một cách khách quan. Tuy nhiên, nếu chỉ dựa vào lý trí mà bỏ qua cảm xúc, bạn có thể bỏ sót những tác động vô hình lên con người – những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ đồng thuận và khả năng triển khai thành công của giải pháp.
Cảm xúc đóng vai trò như một cảm biến vậy, giúp bạn nhận biết liệu giải pháp đó có gây khó chịu cho người khác không, có ảnh hưởng tiêu cực đến tâm lý hoặc sự hợp tác của các stakeholder hay không. Việc cân nhắc cả khía cạnh này sẽ giúp bạn đưa ra phương án phù hợp hơn với con người, không chỉ với hệ thống.
Giữa phân tích lý tính và sự thấu cảm, chính sự hài hòa mới tạo nên một giải pháp có giá trị thực sự, hiệu quả trong hành động và bền vững trong mối quan hệ.
Practice Regularly
Giống như bất kỳ kỹ năng nào khác, khả năng problem solving cần được rèn luyện và trau dồi thường xuyên. Đây không phải là năng lực bẩm sinh, mà là kỹ năng có thể phát triển thông qua quá trình thực hành có chủ đích.
Có nhiều cách để cải thiện kỹ năng này, chẳng hạn như tham gia các thử thách trí tuệ, trò chơi logic hoặc giải các bài toán tư duy. Những hoạt động này không chỉ giúp bạn làm quen với việc phân tích và tìm giải pháp, mà còn rèn luyện khả năng suy nghĩ linh hoạt và đa chiều.
Bên cạnh đó, việc áp dụng kỹ năng giải quyết vấn đề vào các tình huống giả định hoặc các vấn đề thực tế trong công việc hằng ngày sẽ giúp bạn học cách xử lý trong môi trường có nhiều yếu tố phức tạp. Ngoài ra, việc tham gia các khoá học chuyên đề, hội thảo hoặc workshop về kỹ năng giải quyết vấn đề cũng là cách hiệu quả để nâng cao tư duy và học hỏi thêm các phương pháp mới từ chuyên gia hoặc đồng nghiệp.
Tư duy giải quyết vấn đề không đến từ lý thuyết suông, mà đến từ quá trình trải nghiệm, phân tích và cải tiến liên tục.
Kết Luận
Tóm lại, problem solving là một kỹ năng mình nghĩ khá quan trọng dù là trong công việc hay đời sống, bạn đều sẽ gặp phải các vấn đề, nếu không có phương pháp giải quyết hợp lý thì bạn sẽ mãi mắc kẹt trong vấn đề đấy. Mình hy vọng với một chút kinh nghiệm phía trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn và một số cách để cải thiện kỹ năng này.
Áp dụng đầy đủ 8 phương pháp trên sẽ giúp bạn tự tin trong việc xử lý các tình huống phức tạp và đạt kết quả tốt. Ngoài ra, mình rất mong nhận được các chia sẻ hay những trải nghiệm liên quan tới kỹ năng này của bạn, hãy để lại ở phần bình luận bên dưới nhé.