Agile Project Management 101: A Beginner’s Guide to Agile Success
Khởi đầu hành trình Agile – Làm việc linh hoạt, hiệu quả và tập trung vào giá trị
Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng hiện nay, các phương pháp quản lý dự án truyền thống thường không còn đủ sự linh hoạt. Đây chính là lúc Agile Project Management (Agile PM) phát huy sức mạnh - một phương pháp kết hợp linh hoạt giữa Iterative và Incremental nhấn mạnh vào cộng tác, phản hồi liên tục và khả năng thích ứng với thay đổi.
Đây là hướng tiếp cận áp dụng rộng rãi trong các dự án phần mềm, digital product và cả trong các ngành non-tech nhờ khả năng thúc đẩy delivery sớm, giảm rủi ro và gia tăng giá trị theo từng bước nhỏ.
Nếu bạn là Project Manager, Product Owner, hay đơn giản đang tìm hiểu về Agile, thì bài viết này sẽ là điểm khởi đầu lý tưởng cho bạn đấy.
Agile Project Management Là Gì?
Agile Project Management là một cách tiếp cận quản lý dự án theo hướng lặp (Iterative), nhằm:
Tăng collaboration giữa các stakeholder với nhau
Ưu tiên phản hồi và adaptability (khả năng thích ứng)
Delivery sớm và liên tục theo từng phần nhỏ
Tăng hiệu quả làm việc nhóm và tinh thần chủ động.
Khác so với các mô hình truyền thống như Waterfall, Agile khuyến khích sự thay đổi, học hỏi và cải tiến liên tục.
Khác biệt giữa Iterative - Incremental - Agile
Iterative: Phát triển từng phần rồi lặp lại để điều chỉnh, các feedback sẽ được thu thập sau mỗi vòng lặp, ưu tiên hoàn thiện đúng hướng.
Incremental: Phát triển từng phần có thể sử dụng được ngay, sau mỗi lần release một tính năng, giao nhanh từng phần có thể sử dụng được.
Agile: Kết hợp Iterative + Incremental, thêm vào tư duy linh hoạt và collaboration, feedback liên tục mỗi sprint, có thể release sớm và giá trị tăng dần. Tập trung vào value, teamwork, adaptability.
Agile - Không chỉ là kỹ thuật, mà là Mindset
Agile không chỉ đơn thuần là một quy trình – mà là một triết lý làm việc dựa trên 4 giá trị và 12 nguyên tắc của Agile Manifesto.
Individuals and interactions hơn là quy trình và công cụ
Con người tạo ra giá trị, chứ không phải quy trình. Công cụ và quy trình đôi khi chỉ đóng vai trò hỗ trợ. Một team hiểu nhau, tương tác thường xuyên và phối hợp tốt sẽ hiệu quả hơn so với nhóm có quy trình chặt chẽ nhưng thiếu kết nối.
Lý do vì sao mình thích làm việc f2f hơn là remote, cũng như thích trao đổi trực tiếp khi có vấn đề hơn là suốt ngày cứ chăm chăm vào các tool như Jira, Slack, Notion. Mình vẫn luôn hướng team đến việc hỏi trực tiếp, đôi khi chỉ cần 2 phút trao đổi trực tiếp là làm rõ được vấn đề thay vì chờ đợi cả ngày.
Working software hơn là tài liệu chi tiết
Thực sự là các project hiện nay của mình, client không cần một tài liệu 100 trang để mô tả chức năng, họ cần một sản phẩm hoạt động được, dù là bản MVP. Agile ưu tiên release sớm, demo nhanh, để kiểm tra real value thay vì vẽ ra một lộ trình lý tưởng trên giấy.
Hiện nay, giai đoạn BA của mình, gần như mình đã rút gọn BRD/ FRD, thay vì mất 2 tháng, team chọn làm một MVP với 3 core features,ví dụ gần đây mình triển khai một MVP cho ví điện tử: nạp tiền, chuyển tiền, rút tiền. Sau 2 sprints có bản demo để user trải nghiệm, từ đó lấy feedback sớm và điều chỉnh sản phẩm phù hợp.
Customer collaboration hơn là đàm phán hợp đồng
Thực tế, mình không ưu tiên việc bám theo sát từng điều khoản trong contract, Agile khuyến khích customer là đối tác đồng hành, việc liên tục trao đổi, cập nhật thay đổi và hiểu rõ mục tiêu của họ mới tạo ra sản phẩm đúng nhu cầu.
Một công ty outsourcing nhận dự án E-commerce 3 tháng. Sau khi ký contract, customer đổi strategy và cần thêm feature. Thay vì từ chối vì không có trong scope, thì team chọn cách trao đổi mở, linh hoạt ưu tiên backlog và vẫn đảm bảo timeline.
Responding to change hơn là bám sát kế hoạch cố định
Thị trường thay đổi liên tục, kế hoạch là điều cần thiết nhưng chỉ là khởi đầu. Agile giúp team thích nghi nhanh, điều chỉnh backlog theo phản hồi từ user thay vì chỉ cắm đầu làm đúng kế hoạch. Đến khi phát hiện khách hàng không còn cần nữa.
Agile thúc đẩy:
Khả năng phản hồi nhanh với thay đổi
Tối đa hóa sự cộng tác với khách hàng
Phát triển theo từng vòng lặp nhỏ (iteration)
Deliver sản phẩm sớm và liên tục (increment)
Scrum - Framework phổ biến nhất trong Agile
Một số Framework phổ biến của Agile
Scrum có lẽ là framework phổ biến nhất, hiểu đơn giản là làm việc theo sprint (chu kỳ 2 - 4 tuần), có vai trò như Scrum Master, Product Owner.
Kanban: trực quan hoá công việc bằng board, phù hợp với các nhóm có nhiều luồng công việc nhỏ.
SAFe: Scaled Agile Framework, mở rộng Agile cho tổ chức lớn, mình sẽ viết một bài chi tiết về SAFe sau.
XP (Extreme Programming): Tập trung vào các kỹ thuật nhiều hơn, ví dụ như pair programming, TDD.
Sprint
2–4 tuần mỗi chu kỳ
Bao gồm các hoạt động như: Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective
Tạo Product Increment có thể phát hành được
Vai trò chính
Product Owner: Xác định, ưu tiên các user story trong Product Backlog.
Scrum Master: Hỗ trợ nhóm thực thi quy trình, gỡ bỏ các trở ngại cho team.
Development Team: Là nhóm thực thi, tạo ra giá trị mỗi sprint, bao gồm Developer, Business Analyst, Designer, QA/ QC và Devops.
Stakeholders: Thường hiểu là các đối tượng phía khách hàng, giúp góp ý, phản hồi, đảm bảo định hướng sản phẩm phù hợp (Thực tế thì Stakeholders là tên gọi chúng tất cả các vai trò có liên quan tới project).
Các sự kiện (Scrum Event)
Sprint Planning – Lập kế hoạch Sprint, chuẩn bị các công việc sẽ thực hiện trong sprint đó, thảo luận về độ phức tạp và estimation. Time-box khoảng 4 giờ và thực hiện đầu sprint.
Daily Scrum – Họp nhanh mỗi ngày (15 phút), mục đích để cập nhật tiến độ công việc, xác định các công việc cần ưu tiên trong ngày và chia sẻ khó khăn (nếu có).
Sprint Review – Demo sản phẩm & nhận phản hồi từ client, điều này sẽ giúp thu thập feedback sớm để đảm bảo định hướng và tiến độ dự án. Time-box khoảng 3 giờ và thực cuối sprint.
Sprint Retrospective – Cải tiến liên tục, hiểu đơn giản là một buổi sharing để cùng nhau nhìn lại những điểm làm tốt hoặc chưa tốt trong giai đoạn vừa rồi, không nhất thiết sprint nào cũng thực hiện; thông thường từ 2–3 sprint tổ chức một lần.
Backlog Refinement (Backlog Rooming) – Cập nhật Product Backlog, là một quá trình bao gồm việc xem xét, cập nhật và sắp xếp thứ tự ưu tiên các items/user
stories trong Product Backlog. Quá trình này đảm bảo rằng các items của
backlogs vẫn được tổ chức, phù hợp và được chuẩn bị cho các lần chạy
Sprint trong tương lai.
Artifacts trong Scrum
Product Backlog: Danh sách các tính năng ưu tiên, yêu cầu, lỗi, cải tiến.
Sprint Backlog: Danh sách các User Stories mà team cam kết hoàn thành trong sprint.
Product Increment: Phiên bản có thể release, tức là sau mỗi sprint, sản phẩm sẽ được hoàn thiện thêm một phần.
Những sai lầm phổ biến
Cố gắng áp dụng Agile như Waterfall (kế hoạch cứng nhắc)
Không tổ chức đầy đủ các Scrum events
Micromanagement làm giảm sự chủ động của team
Không thống nhất rõ ràng Definition of Done (DoD)
Kết luận
Agile Project Management là một phương pháp tiếp cận hiện đại, kết hợp tư duy linh hoạt và quy trình lặp lại nhằm mang lại giá trị tối đa cho khách hàng.
“Agile is not a process. It’s a mindset.”
Dù bạn là người mới, hy vọng bài viết Agile 101 sẽ giúp bạn nắm được nền tảng của Agile và có thể ứng dụng vào trong các dự án thực tế. Đây sẽ là chuỗi bài của mình về Agile Project Management, follow tiếp theo sẽ là 03 bài:
Agile Project Management 201: Planning, Estimating & Sprint Execution - trong đó sẽ chia sẻ kỹ hơn về các estimation techniques, các yếu tố quan trọng của sprint planning như Capacity, Velocity, DoD/ DoR và ví dụ về một sprint thực tế.
Agile Project Management 301: Product Roadmap, Scaling & Delivery Alignment - trong đó chia sẻ về cách duy trì product backlog, backlog grooming & prioritization (MoSCoW, RICE) và quản lý nhiều team như Scrum of Scrum, SAFe, Nexus và LeSS.
Agile Project Management 401: Leading Agile Transformation & Organization Agility - bàn về văn hoá (mindset shift, resistance handling), các agile maturity model & measurement. Agile ở các cấp tổ chức như Portfolio Management, OKRs.
Hy vọng chuỗi bài viết này sẽ mang lại nhiều giá trị cho các bạn. Chúc mọi người nhiều sức khoẻ nhé.